Wymagana znajomość Excela – czy w Twoim ogłoszeniu rekrutacyjnym, również zamieszczasz takie zdanie? Prawdopodobnie tak. Ale co tak naprawdę oznacza “znajomość Excela”. Czy rozumiesz ją tak samo jak kandydat i przede wszystkim … czy skoro jej wymagasz, to jesteś w stanie ją odpowiednio zweryfikować?

Znajomość Excela to popularna kompetencja i co do tego nie ma wątpliwości. Wydaje mi się jednak, że czasem to wymaganie pojawia się w ogłoszeniach o pracę bo … wszyscy tak robią. “Znajomość pakietu Office” tuż obok “znajomości jęz. angielskiego w stopniu komunikatywnym” znajdziemy w prawie każdym ogłoszeniu. Ale czy zawsze w takich sytuacjach naprawdę oczekujemy tych konkretnych kompetencji?

Przeglądając ogłoszenia z popularnych portali rekrutacyjnych, przygotowałem małą analizę.

1. Specjalista ds. Kontrolingu – wymagana znajomość Excela w tej sytuacji nie dziwi. Ale spójrzmy bliżej:

*Czego oczekuje od Ciebie Klient:

• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel)*
• Stażysta w dziale konsultingu logistycznego – tutaj obok znajomości pakietu Office, wymagana jest również .. wyobraźnia przestrzenna:

*Kogo poszukujemy? (…)

• osoby, która posiada wyobraźnię przestrzenną oraz jest biegła w obsłudze pakietu Office (w szczególności Excel, Power Point).*
• Reference Data Operations – Analyst – to stanowisko z kolei wydaje się bardzo mocno związane z pracą z danymi. Jak wygląda opis kompetencji w zakresie obsługi Excela?

*Required skills & qualifications:

• Proficient in MS Excel*
• Recepcjonista/tka – w pracy recepcjonisty też pewnie przydaje się Excel, ale z całą pewnością mniej niż na poprzednich stanowiskach. Jednak opis tej kompetencji wygląda łudząco podobnie, prawda?

*Dlaczego Ty?

W dobrym stopniu znasz programy Microsoft Excel, Word i Outlook.*

TL;DR; – ofert w których precyzyjnie określono poziom znajomości Excela jest raczej niewiele.

O czym to świadczy? O tym że znajomość Excela to buzzword, formułka, która przestała wiele znaczyć. Podobnie jak “angielski w stopniu komunikatywnym”. Jednak o ile przykłady testów językowych można znaleźć na stronach związanych z nauką danego języka, a niektóre firmy same takie testy przeprowadzają na wstępie, to z testami “na Excela” jest już trudniej. Te darmowe dostępne w sieci są najczęściej prostą ankietą – a przecież umiejętność odpowiedzi na teoretyczne pytania raczej nie pozwala ocenić poziomu danej kompetencji. Tak, jak test pisemny z języka angielskiego nie sprawdza komunikatywności.

To prowadzi do pytania: jak sprawdzać umiejętność Excela?

Przede wszystkim w praktyce.

Teoretyczne pytania mogą być pomocne na poziomie zaawansowanym, jednak nie służą one w zasadzie do sprawdzenia znajomości Excela (o tym przeczytasz w punkcie III).

Skąd brać pomysły i dane do zadań praktycznych? Przede wszystkim: nigdy nie korzystajmy z wewnętrznych firmowych arkuszy i wrażliwych danych. Generalnie aby sprawdzić znajomość Excela, wystarczą Ci jakiekolwiek dane liczbowe i nie musi być ich dużo. Najlepiej przygotuj abstrakcyjne przykłady na podstawie WIkipedii czy GUSu – znajdziesz tam mnóstwo świetnych zbiorów.

Przygotowałem dla Ciebie kilka przykładów:

• https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/ludnosc/ludnosc/powierzchnia-i-ludnosc-w-przekroju-terytorialnym-w-2019-roku,7,16.html
• https://pl.wikipedia.org/wiki/MiastawEuropiewed%C5%82ugliczby_ludno%C5%9Bci
• https://pl.wikipedia.org/wiki/Ludno%C5%9B%C4%87_Polski
• https://pl.wikipedia.org/wiki/Gospodarka_Polski
• http://www.bip.krakow.pl/plik.php?zid=215088&wer=0&new=t&mode=shw
• https://data.oecd.org/

Możesz też skorzystać z generatorów losowych danych takich jak ten:

• https://mockaroo.com/

Ostatecznie możesz skorzystać z naszych przykładów i bezpłatnych szablonów zadań rekrutacyjnych:

Jeżeli wymagasz tylko podstawowej znajomości, spójrz na poniższy punkt Poziom podstawowy. W przypadku kiedy konieczna jest znajomość narzędzia, która pozwala na wykonanie pewnych operacji, obliczeń – sprawa się komplikuję, co zobaczysz w punkcie Poziom średni. Z kolei jeżeli szukasz analityka danych, w punkcie Poziom zaawansowany znajdziesz to, czego szukasz ale pamiętaj, że w czasie rozmowy pierwsze skrzypce powinien grać specjalista, który sprawdzi kompetencje kandydata dzięki pogłębionej rozmowie.

1. Poziom podstawowy

Nie każdy zawód wymaga liczenia, monitorowania czy raportowania. Na niektórych stanowiskach znacznie ważniejsza będzie kreatywność, umiejętność myślenia “out of the box” albo budowanie relacji. W takich przypadkach Excel może być narzędziem do porządkowania informacji – np. specjaliści PR tworzą bazy kontaktów z dziennikarzami właśnie w Excelu.

Na tym poziom sprawdzamy przede wszystkim znajomość interfejsu:

• jak wprowadzać dane
• jak dodać nowy arkusz, kolumnę, wiersz
• czy zna adresowanie komórek, odróżnia wiersz od kolumny
• czy wie jak wykonać filtrowanie i sortowanie (np. ułożyć dane alfabetyczne)
• czy potrafi wykonać proste operacje typu dodawanie, mnożenie, sumowanie
• czy potrafi wybrać odpowiedni wykres do rodzaju danych (rozumie, że kołowy wykorzystuje się do obrazowania innych zależności, niż kolumnowy), a następnie go wstawić.

Szczerze mówiąc wszystkie osoby, które miały informatykę w szkole powinny naturalnie wykonywać powyższe operacje. W praktyce jednak bywa z tym różnie.