W codziennej pracy wiele czasu spędzamy na spotkaniach – do tego już przywykliśmy. Jest to jedna z ważniejszych form komunikacji, zwłaszcza w pracy zdalnej to właśnie spotkania pełnią rolę spajającą zespół. Czasami tylko wtedy możemy zobaczyć swoich współpracowników i porozmawiać z nimi inaczej niż przez maila czy firmowy komunikator. Dobrze przeprowadzone spotkanie potrafi popchnąć projekt do przodu i wznieść pracę zespołu na wyższy poziom. Niestety, wartość spotkań bywa regularnie przeceniana. Ile razy spędziłeś czas na spotkaniu, które mogłoby być załatwione za pomocą jednego maila? W takich przypadkach uczestnicy często mają poczucie zmarnowanego czasu i odczuwają frustrację. Żeby jednak mimo wszystko, było ono efektywne dla każdego członka zespołu, przed jego organizacją odpowiedz sobie na kilka pytań.

Jaki jest cel spotkania?

Zanim zdecydujesz się wysłać zaproszenie do uczestników spotkania, zastanów się, jaki jest jego cel? Czy w ogóle jest sens je organizować? Jak pilna jest sprawa, którą chcesz poruszyć? Czy chcesz rozwiązać na nim konkretny problem, a może tylko przekazać informację? Przemyśl, co uczestnicy spotkania mają z niego wynieść i czy rzeczywiście będzie ono stanowiło wartość w waszej pracy. Jeśli ciężko Ci to określić, może lepiej jeśli swoją sprawę załatwisz w inny sposób, np. wysyłając maila. W pracy zdalnej komunikacja pisemna bywa bardziej naturalna od spotkań. Jest też znacznie łatwiejsza – nie musisz w końcu szukać terminu, który będzie wszystkim pasował. Dlatego jeśli możesz napisać wiadomość do zespołu, zamiast organizować spotkanie – nie wahaj się zbyt długo.

Przed spotkaniem

Jeśli wszystkie znaki wskazują jednak na to, że spotkanie jest niezbędne i pomoże Ci w pracy – zrób je. Ale nie zapomnij o jego dobrym rozplanowaniu i przygotowaniu! Spotkanie będzie o wiele bardziej efektywne, gdy nadasz mu odpowiednią strukturę, a wszyscy uczestnicy zostaną odpowiednio wcześniej poinformowani, co mają przygotować. Dlatego nie bagatelizuj tego etapu i przygotuj się jeszcze przed zapraszaniem gości.
O czym warto pamiętać?

• Przygotuj agendę i wyślij ją uczestnikom. Każde spotkanie powinno mieć określone ramy i tematykę. Jeśli przygotujesz zgrabną agendę i od razu przekażesz ją zainteresowanym, będzie wiadomo, jak każdy powinien się przygotować.. Jeśli na spotkaniu przydzielisz uczestnikom określone role – od razu zamieść to w konkretnych punktach agendy i zakomunikuj, czego oczekujesz.
• Zaproś osoby korzystając z kalendarza. Pamiętaj o tym, że napisanie maila o spotkaniu w większości przypadków nie wystarcza. Skorzystaj z możliwości kalendarzy, która pozwala znaleźć najlepszy termin dla wszystkich uczestników. Do zaproszenia dołącz agendę i opisz krótko cel spotkania. Pamiętaj też, żeby zapraszać tylko osoby, których obecność jest niezbędna dla sprawy, tak żeby nie wykorzystywać czasu tych, którzy ze spotkania nic nie wyniosą. Unikaj również organizowania spotkań na ostatnią chwilę i wysyłaj zaproszenie z wyprzedzeniem.
• Udostępnij pliki i materiały przed spotkaniem. Często na zdalnych spotkaniach okazuje się, że np. chcemy omówić raport, do którego nie każdy uczestnik ma dostęp. Wtedy zwykle zaczyna się szybkie udostępnianie i wysyłanie linków, tak żeby każdy mógł mieć wgląd do danego pliku. Wprowadza to niepotrzebny chaos, a przede wszystkim zajmuje cenny czas. Dlatego przed spotkaniem koniecznie zrób listę plików, które będą potrzebne na spotkaniu i zadbaj o to, żeby każdy miał do nich dostęp.
• Sprawdź swój sprzęt. Nie ma nic bardziej irytującego, niż problemy techniczne, które opóźniają start spotkania. Dlatego przed rozpoczęciem sprawdź, czy wszystko działa, jak należy. Upewnij się, że słychać cię wyraźnie i czy program, przez który będziecie się łączyć działa bez zarzutu. Poproś uczestników o to samo.

Na spotkaniu

Na samym spotkaniu również trzeba zadbać o dobrą organizację. Od tego jak będzie ono moderowane, często zależą rezultaty – w tym samopoczucie uczestników. Punktem wyjścia do tego, co będzie działo się w trakcie spotkania, jest agenda, którą stworzyliśmy wcześniej. To ona powinna nas wspierać na każdym jego etapie.
O czym warto pamiętać?

• Punktualny start i koniec. Jeśli chcemy, żeby plan naszego spotkania został zrealizowany, musimy zadbać o to, żeby je zacząć i zakończyć punktualnie. Poinformuj wcześniej uczestników, ile czasu jest przyznane na każdy punkt agendy. Pilnuj tego przez cały czas trwania spotkania! W trakcie jego trwania informuj też na bieżąco, ile czasu zostało do końca – będzie to działać mobilizująco na innych. Jeśli jednak zdarzy się sytuacja, że spotkanie trzeba będzie przedłużyć najpierw skonsultuj to z uczestnikami – czy mogą zostać, czy możecie umówić się na dogrywkę w innym terminie. Nie trzymaj ludzi na siłę, tak żeby mogli pojawić się na swoich kolejnych spotkaniach jeśli takie mają.
• Pamiętaj o luźnych interakcjach. Każde spotkanie warto zacząć i zakończyć miłym akcentem, dlatego zacznij go od luźnej rozmowy lub rundki zapoznawczej. Ujmij też ten punkt w agendzie! W końcu to często jedna z niewielu okazji do luźnej rozmowy twarzą twarz z zespołem. Grzechem byłoby tego nie wykorzystać!
• Wprowadź zasady „zgłaszania się do wypowiedzi”. Jeśli w spotkaniu uczestniczy wiele osób, podczas rozmowy może powstać chaos- wyobraź sobie, że każdy mówi jednocześnie. Żeby tego uniknąć, poproś uczestników o wyłączenie mikrofonu w momencie kiedy nie mówią. Możesz również wprowadzić system zgłaszania się do odpowiedzi np. poprzez kliknięcie odpowiedniej ikonki lub napisanie na grupowym czacie. Dzięki temu rozmowa stanie się bardziej uporządkowana i każdy będzie miał równą szansę wypowiedzi.
• Zadbaj o notatki. Często słowa wypowiedziane na spotkaniu łatwo umykają, dlatego warto jest zadbać o to, żeby notować na bieżąco ważne ustalenia. Jeśli ty nie możesz tego zrobić, bo jesteś zajęty moderowaniem, to wyznacz kogoś, kto będzie odpowiedzialny za notowanie. Takie notatki pozwolą Ci dużo szybciej przygotować podsumowanie wszystkich poczynionych ustaleń, które powinieneś wysłać mailem.

Po spotkaniu

Koniec spotkania to wcale nie koniec pracy! Ostatecznie zwykle po nim trzeba wciąż zrobić coś z jego efektami i np. podzielić się zadaniami. Czasami to, co wydarzy się potem jest równie ważne jak samo spotkanie. Pamiętaj też wciąż o wyznaczonym celu spotkania i zastanów się, czy został on zrealizowany w jego trakcie.
O czym warto pamiętać?

• Wyślij notatki po spotkaniu. Postaraj się, żeby podsumowanie dotarło do uczestników jak najszybciej, kiedy jeszcze pamięć spotkania jest świeża. Nie przejmuj się tym, żeby notatki były super uporządkowane. Czasem wystarczy omówienie głównych punktów i słowa kluczowe. To pozwoli wszystkim bardziej uporządkować sobie wiedzę.
• Upewnij się, że każdy wie co robić po spotkaniu. Jeśli na spotkaniu podzieliliście się zadaniami do realizacji, sprawdź, czy uczestnicy je zrozumieli. Wyślij dokładne ustalenia, w których znajdzie się lista zadań i dokładne deadline’y na ich realizację. Dobrze też od razu umówić się na spotkanie update’owe na temat tych zadań.
• Informacja zwrotna jest na wagę złota. Jeśli chcesz, żeby Twoje kolejne spotkanie było jeszcze lepsze, koniecznie poproś uczestników o feedback! Możesz to zrobić osobiście, albo wysłać do nich krótką ankietę. Zrób też sobie osobistą ewaluację i zastanów się, co zadziałało, a co następnym razem zrobisz lepiej. Koniecznie zapisz wszystkie wnioski, tak aby można było do nich zaglądnąć przed kolejnym spotkaniem i wdrożyć w życie.