Praca stacjonarna, później zdalna, a teraz – coraz częściej – hybrydowa. Jak zarządzać zespołami hybrydowymi i jakie narzędzia mogą w tym pomóc?

Zespoły hybrydowe – nowe możliwości, nowe wyzwania

Firmy wracają do biur, ale nie wszyscy pracownicy chcą rezygnować z home office. Dodatkowo coraz częściej przedsiębiorstwa decydują się zatrudniać na stałe osoby z innych lokalizacji niż miejsce, gdzie znajduje się biuro – dzięki temu mają dostęp do większego talent poolu kandydatów. W efekcie pandemicznych turbulencji w kontekście trybów pracy część przedsiębiorstw postawiła na nowy model funkcjonowania: zespoły hybrydowe. Jak to działa? Część osób z zespołu pracuje stacjonarnie, a część zdalnie. W teorii to rozwiązanie jest wygodne dla obu stron, w praktyce – oznacza nowe wyzwania zarówno dla menedżerów, jak i dla członków zespołu. Dlaczego? Dobre zgranie teamu to trudne zadanie nawet wtedy, gdy wszyscy są “na miejscu”. Poza tym menedżerowie obserwują potencjalne problemy w zespołach rozproszonych, takie jak:

• Trudności w komunikacji między pracownikami
• Poczucie wykluczenia u osób pracujących zdalnie
• Niejasny podział zadań
• Nierówne traktowanie pracowników

Zarządzanie zespołami hybrydowymi wymaga przede wszystkim, poza jasnym precyzowaniem celów i delegowaniem zadań, bardzo dobrej komunikacji. Z pomocą przychodzą nowe technologie. Liderzy mogą skorzystać z narzędzi, takich jak systemy do koordynowania zadań czy platformy szkoleniowe, by lepiej organizować pracę i samodoskonalenie się całego zespołu.

Jak dbać o ciągłość komunikacyjną w zespole hybrydowym?

Komunikacja i sprawny przepływ informacji to dwa kluczowe filary zarządzania zespołem rozproszonym. Nawet niewielkie niejasności – czasem i tak trudne do wyjaśnienia również wtedy, gdy wszyscy przebywają w biurze – stają się dużym problemem, który blokuje efektywność zespołu. Dlatego niezwykle ważne jest, by przekazywać pracownikom informacje zwrotne, określać, kto za co odpowiada w danym projekcie i jasno precyzować cele.

Zadbaj o to, żeby każdy z członków zespołu miał jednakowy dostęp do niezbędnych programów i systemów. Możesz na przykład wdrożyć narzędzia do pracy online, udostępnić platformę szkoleniową czy na bieżąco dzielić się materiałami przydatnymi w pracy. Tym sposobem każdy z pracowników będzie mógł korzystać z tych samych zasobów, niezależnie od tego, czy pracuje z domu czy z biura.

Efektywne spotkania zespołów hybrydowych

Żeby współpraca w zespole rozproszonym była owocna, wszyscy członkowie powinni uczestniczyć w spotkaniach firmowych i brać czynny udział w dyskusjach. Być może nadszedł czas, by zebrania od tej pory robić tylko online? Dzięki temu każdy pracownik będzie mógł się połączyć, wysłuchać innych oraz zaproponować własne pomysły. Dodatkowo za zmianą formy spotkań na zdalne stoi fakt, że takie videocalle są przeważnie bardziej zorganizowane i zdyscyplinowane.

Do efektywnych spotkań online warto się odpowiednio przygotować. Firma powinna zatroszczyć się o to, by każdy z uczestników spotkania miał takie same możliwości dołączenia do zebrania. Unikaj sytuacji, gdzie wszyscy z biura siedzą przed jedną kamerką, przez co osoby siedzące po drugiej stronie nie widzą (i nie słyszą) części zespołu. Potęguje to tylko poczucie wykluczenia. Zastanów się, czy w twojej siedzibie jest jakiś pokój, który można by zaaranżować jako video room lub pomyśl – wspólnie z całym zespołem – jakie rozwiązanie będzie dla Was najlepsze.

Zdalny onboarding, szkolenia online – zapewnij równe szanse całemu zespołowi

Sprawny onboarding nowego pracownika zdalnie? Czemu nie! Wystarczy odpowiednio zaplanować i przeprowadzić cały proces. Tu z pomocą przychodzą platformy do zdalnego onboardingu, takie jak Skillveo. Co więcej, podobne wdrożenie możesz przygotować dla każdej nowej osoby w zespole, nie tylko dla teamu #homeoffice. W ten sposób pracownicy zdalni nie będą czuli się wykluczeni względem kolegów i koleżanek na co dzień przebywających w biurze.

Również szkolenia warto w tej sytuacji organizować zdalnie. Zapewnij odpowiednie materiały video, przygotuj zadania. Świetnie sprawdzi się tu platforma szkoleniowa, oferująca gotowe rozwiązania, które wystarczy dostosować do własnych potrzeb. Dzięki temu masz pewność, że pracownicy mają równy dostęp do wiedzy, bez względu na to, z którego miejsca się łączą. Równie dobrze zespół biurowy może preferować zdalne uczestnictwo w szkoleniu.

Poczucie wykluczenia pracowników zdalnych

Obecność w biurze często wiąże się z dostępem do większej ilości informacji (wszyscy wiemy, jak bogate w wiedzę na temat działań firmy potrafią być small talki przy ekspresie w firmowej kuchni). Nieformalna komunikacja w zespole może przyczynić się do poczucia odizolowania części zespołu zdalnego. Ludzi pracujących na home office omijają wtedy nie tylko żarty czy update’y z weekendów, lecz także spontaniczne burze mózgów czy dyskusje. Zadbaj więc o to, by zdalna część zespołu mogła uczestniczyć nie tylko w biznesowych spotkaniach, lecz także brała udział w luźnej komunikacji. Dobrze jest postawić na integrację zespołu przy pomocy chociażby komunikatorów: zorganizować konkurs zdjęciowy na Slacku, nieformalne spotkanie online na Zoomie albo krótki vlog z życia współpracowników. Jeśli dasz radę, zorganizuj również kilka spotkań na żywo, by wszyscy mogli się jeszcze lepiej poznać.

Zespoły hybrydowe zostaną z nami również po pandemii, to pewne. Pamiętaj, że nie składają się one wyłącznie z wyzwań. Zespoły rozproszone to także nowe możliwości dla firm, które będą mogły zatrudniać specjalistów z całego świata i przy pomocy ich wiedzy rozwijać swoje organizacje. Warto poświęcić chwilę, by zoptymalizować działanie zespołów rozproszonych i uwzględnić przy tym potrzeby obu grup – zarówno zdalni jak i stacjonarni tworzą jeden team, który łączą wspólne cele. Dzięki odpowiednim narzędziom możesz sprawić, że relacje wśród pracowników wzmocnią się, a praca będzie jeszcze efektywniejsza.