Coraz więcej firm w Polsce dostrzega potrzebę przygotowania procesów związanych z przybyciem nowego pracownika. Dotyczy to nie tylko zorganizowania pierwszych dni czy tygodni w firmie, lecz także czynności wykonywanych jeszcze zanim nowa osoba pojawi się w biurze lub gdy pracownik wraca po dłuższej przerwie. Podobnie w sytuacji, gdy współpraca dobiega końca – odpowiednie pożegnanie jest równie ważne, jak początki w firmie. Dlaczego warto zaprojektować wszystkie te procesy HR i jak to zrobić? Przeczytaj krótki opis każdego z nich i zobacz, jak przeproprowadzić bądź zoptymalizować preboarding, onboarding, reboarding i offboarding dzięki platformie szkoleniowej, takiej jak Skillveo.
Preboarding
Czyli wszystkie działania, jakie przeprowadza firma, zanim nowy pracownik dołączy do zespołu. Mimo że część elementów preboardingu przeprowadzana jest niemal automatycznie z uwagi na przepisy prawa pracy (na przykład sprawy kadrowe, takie jak przygotowanie odpowiednich dokumentów do podpisania umowy), to sam proces jest bardziej złożony. I niezwykle ważny – Twój przyszły pracownik z pewnością odczuwa ekscytację, ale również stres związany ze zmianą miejsca pracy. Zadbaj o dobre relacje jeszcze przez rozpoczęciem współpracy. Preboarding to zatem znacznie więcej, niż podpisanie umowy. To również:
- wtajemniczenie w kulturę firmy, aby nowy pracownik miał już pewną wiedzę o funkcjonowaniu organizacji,
- przekazanie informacji na temat tego, jak będzie wyglądał pierwszy dzień i tydzień pracy,
- wysłanie zaproszeń na spotkania bądź zbliżające się wydarzenia, przygotowanie zespołu na przyjęcie nowej osoby.
Czasem preboarding przybiera również bardziej angażujące formy, jak na przykład wysłanie kosza upominkowego czy zorganizowanie spotkania integracyjnego na żywo.
Onboarding
Pierwsze dni i tygodnie pracownika w Twojej firmie. Nowe twarze, inne procedury, odmienna kultura organizacji – wdrożenie wymaga czasu od przyszłego pracownika oraz planu działania od pracodawcy. Dobrze przeprowadzony onboarding to nie tylko pomoc w “zadomowieniu” się nowej osoby w firmie – to również kształtowanie przez Twoją organizację dobrego wizerunku w ramach employer brandingu. Najważniejsze elementy onboardingu to:
- zapoznanie pracownika z zespołem, przedstawienie nowej osoby, określenie, czym będzie się zajmować,
- zapewnienie wszystkich niezbędnych sprzętów do pracy i nadanie dostępów,
- prezentacja kultury organizacyjnej, najważniejszych zasad, również tych “nieformalnych”, wartości,
- wyznaczenie pierwszych zadań.
Więcej na temat skutecznego onboardingu pisaliśmy tutaj.
Reboarding
Zdarza się, że pracownik wraca do firmy po dłuższej nieobecności, spowodowanej na przykład urlopem macierzyńskim. Reboarding pełni wtedy funkcję aktualizacji – obejmuje wszystkie elementy, które mogły się zmienić podczas przerwy w pracy:
- nowe technologie, czyli na przykład zmiana oprogramowania, inne narzędzia,
- uzupełnione bądź zmienione listy klientów czy kontrahentów,
- zmiany w zespole,
- przeobrażenie kultury organizacyjnej.
Pamiętaj, że jeśli pracownik wraca do firmy po kilku miesiącach czy nawet latach, niektóre rzeczy z pewnością uległy zmianie. Zadbaj o to, by nie ominęła go żadna aktualizacja.
Offboarding
Warto zaplanować nie tylko wdrożenie nowego pracownika, lecz także proces odejścia z firmy. Offboarding obejmuje przede wszystkim:
- sprawy formalne, takie jak przekazanie dokumentów, oddanie sprzętu firmowego czy przekazanie dostępów do materiałów,
- exit interview, czyli rozmowę na zakończenie współpracy z firmą.
Do wszystkich tych procesów możesz z powodzeniem wykorzystać platformę online taką jak Skillveo. Dlaczego? Przy pomocy tego narzędzia i możliwości technologicznych przygotujesz zarówno materiały do reboardingu, rozpiszesz plan offboardingów, jak i przeprowadzisz odchodzącego z firmy pracownika przez cały proces zamykania pracy.