Wiele firm zdalnych przerzuca całą komunikację na maila i komunikator firmowy. To właśnie tam zwykle pojawiają się ważne ogłoszenia i update’y. Tam też zespoły ustalają działania między sobą. Niestety - w dłuższej perspektywie komunikacja, która jest stworzona bez żadnej struktury, zupełnie przestaje działać. Co więcej, prawdopodobnie spowoduje, że różne komunikaty będą docierać do różnych pracowników.

Jakie błędy możemy zatem popełnić w komunikacji zdalnej i jak ich uniknąć?

Nie ma osoby odpowiedzialnej za komunikację

Powszechny problem licznych spotkań - za każdym razem inna osoba robi notatki ze spotkań firmowych i wysyła podsumowanie. Problem zaczyna się w momencie, gdy nikt za bardzo nie poczuwa się do tego, żeby podsumowanie spotkania zespołu wysłać do osób nieobecnych. Nieraz po prostu zapominamy, że jakaś informacja poruszona na spotkaniu może być ważna dla innych osób - a nigdy do nich nie dociera. Brzmi znajomo?

W organizacjach liczących więcej niż kilkoro pracowników zdecydowanie warto mieć osobę, która będzie odpowiedzialna w 100% za komunikację. Taki członek zespołu zadba o to, aby przepływ informacji był regularny i ustrukturyzowany. Osoba odpowiedzialna za komunikację może czuwać nad tym, czy wszystkie najważniejsze informacje zostały przekazane do każdego pracownika. Powinna również zadbać o przestrzeganie standardów komunikacji oraz jej regularność np. poprzez wysyłanie cotygodniowych newsletterów z najważniejszymi informacjami dotyczącymi firmy. Ważnym zadaniem osoby odpowiedzialnej za tę działkę jest edukowanie zespołu - również managerów! Choć tak naprawdę to oni powinni odpowiadać za sprawną komunikację ze swoimi zespołami i z firmą, bardzo często potrzebują w tym wsparcia - dlatego właśnie ktoś taki jest potrzebny.

Dobrze, żeby firmowy specjalista od komunikacji rozpoczął swoje działania od rozmowy z pracownikami o ich potrzebach i stworzenia harmonogramu komunikacji. W ten sposób będzie mógł zawrzeć w nim wszystkie cykliczne zdarzenia takie jak np. cotygodniowy newsletter, podsumowanie pracyróżnych działów, spotkania kwartalne czy inne inicjatywy ważne w firmie. Ważne, żeby każda pozycja w harmonogramie odpowiadała na konkretne potrzeby pracowników.

Komunikacja wychodzi od jednej osoby

Jeśli w firmie mamy już osobę odpowiedzialną za komunikację to bardzo łatwo wpaść w pułapkę i doprowadzić do tego, że wszystkie ogólnofirmowe wiadomości będą przekazywane przez nią. Nie do końca o to chodzi. Komunikacja całej organizacji nie może przecież wychodzić tylko od jednej osoby! Często poszczególne komunikaty tracą sens w oderwaniu od nadawcy. Zwróćmy też uwagę na to, że gdy pracujemy zdalnie, to widoczność jak największej liczby pracowników w naszym wirtualnym środowisku pracy jest szalenie ważna. Trzeba pamiętać, że „osoba od komunikacji” nie jest łącznikiem pomiędzy managerami a całą firmą i nie powinna odpowiadać za wysłanie wszystkich wiadomości. Jej zadaniem jest spinanie oraz upłynnianie całej komunikacji - ewentualnie może przypomnieć i pomagać managerom w stworzeniu komunikatów wychodzących od nich. Warto uczulić wszystkich pracowników na to, że w firmie każdy jest odpowiedzialny za sprawną komunikację, a najlepiej - zapewnić im odpowiednie szkolenia i standardy.

Komunikaty nie są dobrane do narzędzi

Może się zdarzyć tak, że podczas pracy zdalnej będziemy w firmie korzystać z wielu narzędzi do komunikacji. Na pewno mail i komunikator firmowy będą kanałem dominującym, ale oprócz tego nie można zapomnieć o rozwiązaniach takich jak rozmowy telefoniczne i wideokonferencje. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie dobieranie komunikatów do narzędzi, których używamy. Na przykład update z działania firmy trudno będzie nam przekazać przez telefon, a przez e-maila trudno nam będzie zbudować relacje i zintegrować się z pracownikami. Dlatego przemyślmy dokładnie, jakie informacje powinny być przekazywane w jaki sposób. Podstawowym elementem będzie ich stopień ważności i pełniona funkcja. Warto też podjąć decyzję, który kanał komunikacji będzie dla nas głównym kanałem. Czy zdecydujemy się korzystać z e-maila, czy lepiej będzie jak najwięcej rzeczy przenieść na komunikator firmowy? Jeśli zechcemy korzystać z komunikatora, musimy również rozważyć to, czy do wiadomości tam wysyłanych będzie łatwo wrócić i wyszukać. Jeśli może się to okazać problematyczne być może lepszym rozwiązaniem będzie jednak przeznaczenie maila na przesyłanie ważnych informacji.

Zastanówmy się też jaką rolę mają spełniać spotkania w naszej firmie. Czy ich dominującą wartością będzie funkcja informacyjna, kreatywna, czy służą głównie budowaniu relacji? Czy rzeczywiście spełniają swoją funkcję? A może większość z nich faktycznie można zastąpić mailem? Po przeanalizowaniu wszystkich tych kwestii w firmie może w końcu powstać fundament działań komunikacyjnych. Standard pracy wskazujący, w jakiej sytuacji przydatne będzie spotkanie, a także których narzędzi do komunikacji używać w określonej sytuacji.

Brak ewaluacji i dostosowania do potrzeb pracowników

Mamy już harmonogram komunikacji w firmie. Powstały też standardy, które określają, kto jest odpowiedzialny za dane zadanie, jakich narzędzi używać i kiedy. Wszystko wydaje się działać i być w porządku. Zapominamy jednak o tym, żeby o zdanie zapytać osoby, którym ten standard i harmonogram ma służyć - czyli wszystkich pracowników. Jeśli te rozwiązania nie są dla nich korzystne - oznacza to, że coś robimy źle. Dlatego po wprowadzeniu zmian tak ważne jest regularne pytanie pracowników o zdanie i robienie ewaluacji naszego systemu komunikacyjnego. Z tych podsumowań powinniśmy wyciągać też odpowiednie wnioski i regularnie wprowadzać usprawnienia, które będą korzystne dla całej firmy.

Podsumowanie

Większości błędów w firmowej komunikacji da się uniknąć. Jeśli pochylimy się nad nią z odpowiednią uwagą, a w firmie będzie osoba, która będzie trzymać pieczę nad przekazem informacji i na bieżąco go usprawniać - prawdopodobnie wszystko będzie dobrze. W ostatecznym rozrachunku chodzi o to, żeby w proces zaangażować wszystkich pracowników, a następnie pomóc im wyrobić nawyki, które sprawną komunikację będą wspierać na co dzień.