Kończy się kolejny pracowity dzień w biurze. Pełen entuzjazmu przyszedłem do niego z samego rana i dawałem z siebie wszystko. Niestety, zamiast satysfakcji z włożonego wysiłku, odczuwam frustrację, że nie udało się osiągnąć niczego naprawdę znaczącego.
Jestem przekonany, że Tobie również zdarzały się takie dni. Ich cechą wspólną są niekończące się spotkania, częste zakłócenia przy wykonywaniu kluczowych działań i nieoczekiwane zadania do zrobienia na teraz. Tym o to sposobem można przepracować cały dzień, jednocześnie nie robiąc żadnych postępów nad projektami i celami o najwyższym priorytecie.
Jak zminimalizować ilość takich dni w ciągu roku? Przede wszystkim planować swój czas za pomocą harmonogramu aktywności.
Dlaczego warto tworzyć harmonogram aktywności?
Tworzenie harmonogramu to jedna z najskuteczniejszych technik produktywności. Polega na zaplanowaniu na dany dzień aktywności, mając na uwadze kluczowe cele i ilość dostępnego czasu.
Skuteczny harmonogram pozwoli Ci:
- Zrozumieć co jesteś realistycznie w stanie zrobić w ciągu dnia
- Upewnić się, że masz wystarczającą ilość czasu na kluczowe zadania
- Zarezerwować czas na “sytuacje awaryjne”
- Uniknąć wzięcia na siebie więcej niż jesteś w stanie unieść
- Nieprzerwanie pracować nad realizacją celów zawodowych i osobistych
- Wygospodarować czas dla rodziny, przyjaciół, na sport i hobby
Własny czas to jedyny zasób, którego nie możemy odkupić. Mimo to, tak często wykorzystujemy go nieefektywnie bądź najzwyczajniej marnujemy.
Magia prowadzenia harmonogramu polega na tym, że wymaga zastanowienia się co tak naprawdę chcesz osiągnąć w perspektywie dnia, tygodnia czy miesiąca. Na dodatek ułatwia weryfikowanie czy podejmowane działania, zbliżają Cię w kierunku realizacji celów.
Jak tworzyć harmonogram?
Przede wszystkim potrzebujesz regularnego okienka czasowego na tworzenie harmonogramu. Może to być początek tygodnia, miesiąca a nawet koniec każdego dnia.
Ja prowadzę harmonogram tygodniowy, przygotowuję go w niedzielę a następnie co wieczór sprawdzam co mam do zrobienia na następny dzień.
Dobre narzędzie do tworzenia harmonogramu przede wszystkim wyróżniają dwie cechy:
- łatwość wprowadzania nowych danych
- możliwość analizowania efektywności w wybranym horyzoncie czasowym (dzień, tydzień, miesiąc).
Harmonogram możesz prowadzić na wiele sposób. Zaczynając od długopisu i kartki papieru kończąc na aplikacjach takich jak Google Calendar, Nozbe czy ClickUp.
Wybierz rozwiązanie, które najlepiej pasuje do charakteru Twojej pracy, osobistego gustu oraz budżetu.
Jeżeli masz już wybrane narzędzie do tworzenia harmonogramu, przygotuj go w 6 poniższych krokach:
1. Zidentyfikuj dostępny czas
Zacznij od wyznaczenia czasu, który chcesz przeznaczyć na pracę.
Ilość zarezerwowanego czasu powinna odzwierciedlać wymagania Twojego stanowiska oraz Twoje osobiste cele.
Jeżeli zależy Ci na awansie i rozwoju zawodowym, rozsądnym pomysłem byłaby praca po godzinach, aby pokazać swoje zaangażowanie i ciągle poszerzać kompetencje.
Z drugiej strony, jeżeli zależy Ci na jak największej ilości czasu wolnego, zaplanuj na pracę klasyczne 8 godzin a resztę rozdysponujesz w kroku czwartym.
2. Zaplanuj kluczowe działania
Następnie zarezerwuj bloki czasowe na działania, które pozwolą Ci na wykonanie “dobrej pracy”. Zwykle są to obowiązki decydujące o zrealizowaniu Twoich KPI.
Na przykład, jeżeli zarządzasz zespołem, upewnij się że masz wystarczającą ilość czasu na pomaganie członkom zespołu w ich problemach, wspomaganie ich rozwoju i nadzorowanie ich postępów. Nie zapomnij również o czasie potrzebnym na raportowanie do swojego przełożonego.
3. Zaplanuj aktywności o wysokim priorytecie
Przejrzyj swoją listę zadań i dodaj do harmonogramu te, które są pilne i posiadają wysoki priorytet. Musisz tutaj również uwzględnić kluczowe zadania operacyjne, których nie da się oddelegować bądź pominąć.
Te zadania wykonuj w porze dnia, gdy jesteś najbardziej produktywny – niektórzy mają najwięcej energii rano podczas gdy inni są najbardziej efektywni po południu bądź wieczorami.
4. Zarezerwuj czas na sytuacje awaryjne
Powinieneś przewidzieć w swoim harmonogramie dodatkowy czas na radzenie sobie z nieoczekiwanymi zadaniami i sytuacjami awaryjnymi. Tutaj kluczowe jest doświadczenie, z czasem nabierzesz wyczucia ile takiego czasu wymaga Twoje stanowisko.
Pamiętaj, że sytuacje awaryjne są czymś naturalnym. Nawet jeżeli nie uwzględnisz ich w swoim harmonogramie, one i tak wystąpią a Ty możesz skończyć w pracy po godzinach.
5. Zaplanuj czas dla siebie
Skoro mamy już za sobą planowanie związane z obowiązkami zawodowymi, to co nam zostało to szeroko rozumiany “czas dla siebie”.
Możesz go przeznaczyć na realizowanie swoich priorytetów i celów. W oparciu o listę zadań oszacuj czas potrzebny na osiągnięcie celów osobistych i uwzględnij te zadania w swoim harmonogramie.
6. Analizuj swoje aktywności
Po wykonaniu pierwszych pięciu kroków przekonasz się, że nie zostało Ci wiele czasu do rozdysponowania.
Warto ponownie przejść przez krok drugi, trzeci i czwarty i zastanowić się czy każde z uwzględnionych zadań faktycznie jest kluczowe i niezbędne. Może część z nich nadaje się do oddelegowania? A może jesteś w stanie poradzić sobie z którymś w sposób bardziej efektywny czasowo?
Jeżeli chcesz osiągnąć sukces, musisz patrzeć na swój czas przez pryzmat efektywności.
Im więcej masz na głowie, tym więcej zyskasz na delegowaniu pracy do innych, outsourcingu kluczowych zadań i automatyzacji aktywności za pomocą technologii. W ten sposób uwolnisz swój czas i będziesz mógł go wykorzystać tam, gdzie zwrot z inwestycji będzie największy.
Podsumowanie
Jeżeli wcześniej nie prowadziłeś harmonogramu aktywności albo brakowało Ci na to ułożonego procesu, zyskasz wiele na stosowaniu sześciu powyższych kroków. Harmonogram pozwoli Ci skupić się na aktywnościach, które robią różnicę, dzięki czemu Twoja praca da Ci więcej satysfakcji.
Jeżeli mimo prowadzenia harmonogramu, nadal brakuje Ci czasu dla siebie, może powinieneś porozmawiać z swoim przełożonym o zakresie Twoich obowiązków lub poprosić o pomoc. Mając za sobą przeładowany harmonogram aktywności, zdecydowanie łatwiej coś załatwić. W końcu masz żywy dowód na dobrą organizację pracy i zaangażowanie. Bardzo często to wystarczy, żeby otrzymać wsparcie od osoby decyzyjnej.
Więcej o podstawach efektywności osobistej dowiesz się z mikro-lekcji na Skillveo. Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy na https://skillveo.com
