Home Office rządzi się swoimi prawami – takimi jak to, że pracę trzeba skrupulatnie i odpowiednio zaplanować, bo od tego zależy cały rezultat. Pracując w domu, działamy w środowisku pełnym rozpraszaczy – obowiązków domowych, innych domowników, sprzętów multimedialnych… Nie będzie zaskoczeniem, że kończy to przekładaniem obowiązków na później, a w efekcie – nawet pogubieniem się w nawale pracy. Jednak aby zorganizować pracę w trybie home office nie potrzeba wcale złożonych i skomplikowanych narzędzi. Podstawą jest zrozumienie, dlaczego tak ważne jest zarządzanie czasem w pracy zdalnej – na podstawie tego będziemy mogli przygotować efektywny harmonogram pracy i umiejętną ocenę skuteczności naszych działań.
Dlaczego zarządzanie czasem w pracy zdalnej jest jeszcze ważniejsze, niż w pracy stacjonarnej?
Ostatnio wiele osób zetknęło się z długoterminową pracą zdalną po raz pierwszy. Początki bywają łatwiejsze – nie zauważa się większych problemów z koncentracją na pracy, jednak z czasem utrzymanie stałego poziomu efektywności robi się coraz większym wyzwaniem. Naszym celem w pracy zdalnej powinna być dbałość o skuteczne realizowanie zadań, oddzielanie życia zawodowego od obowiązków domowych oraz pamiętanie o odpoczynku i zachowaniu zasad higieny pracy.
W sytuacji, w której zaczniemy np. odkładać zadania na później, skończy się to albo pracą w nocy, albo spędzeniem kilkunastu godzin nad obowiązkami zawodowymi. Odrywanie się od realizowanych zadań do prac domowych, interakcji z domownikami, rozrywek w celu odpoczynku negatywnie wpływa na koncentrację i wybija nas z rytmu. Oczywiście – przerwy są konieczne i nie chodzi o to, aby udawać przed domownikami, że nie ma nas w domu przez kilka godzin. Niemniej istotne jest, aby odpoczynek sprzyjał naszej efektywności w pracy, a nie jej szkodził. Przy korzystaniu ze sprzętów multimedialnych, takich jak telewizor czy konsola, można zatracić poczucie czasu i oderwać się od pracy na dłużej, niż planowaliśmy. Swoją drogą – wykorzystanie przerwy na przeglądanie mediów społecznościowych czy stron internetowych w rzeczywistości w ogóle nie sprzyja odpoczynkowi. Przerwa powinna być wcześniej zaplanowana i zakładać określone ramy czasowe. Wbrew pozorom dobrą praktyką są… rozwiązania z kodeksu pracy! Czyli pięć minut przerwy na każdą godzinę pracy przed komputerem. Należy wtedy odejść od sprzętu, porozciągać się lub przewietrzyć, a po upływie określonego czasu wrócić do pracy. Jeśli z kimś mieszkamy, warto poprosić o przestrzeganie granic, w jakich inne osoby mogą przerywać nam pracę. Nie sprawi większego problemu gdy ktoś zada nam pytanie, natomiast prośba o wstawienie prania czy zrobienie obiadu raczej nie powinna mieć miejsca. Ogólnie przy home office odradzam przeplatania obowiązków domowych z zawodowymi – wtedy zakłócamy swój work-life balance. W ramach zarządzania czasem w pracy zdalnej najlepiej – korzystając z biurowych wzorców – jest określić godziny, w jakich pracujemy, kiedy robimy przerwy i o której kończymy pracę. Dopiero po jej zakończeniu możemy zająć się obowiązkami domowymi.
Kiedy jesteśmy najbardziej efektywni?
Jeżeli pracujemy zdalnie i nie mamy odgórnie narzuconych godzin roboczych, nie musimy wstawać wcześnie, aby rozpocząć pracę. Warto dostosować swój rytm dnia do naszego biologicznego zegara. Zazwyczaj mózg jest najwydajniejszy rano. To wtedy warto podjąć się realizacji zadań związanych z największym wysiłkiem intelektualnym, lub pracą kreatywną. Na proste, odtwórcze zadania najlepiej przeznaczyć czas po południu. Oczywiście nie musi być to regułą – powinniśmy najpierw poznać swoją wydajność o określonych porach dnia i zobaczyć, jakiego typu zadania przychodzą nam najłatwiej o danej porze. Na podstawie indywidualnego cyklu dnia będziemy mogli ustalić swój harmonogram pracy. Osoby o chronotypie nocnym – „sowy”, których aktywność wzrasta nocą, mogą mieć problem z zastosowaniem się do popularnych porad odnoszących się do pracowitych poranków. Jednak badania aktywności mózgu wskazują, że niezależnie od tego, kiedy odczuwamy największą aktywność, przepływ energii przebiega w podobny sposób. Harmonogram pracy jest efektywny tylko wtedy, jeżeli uwzględnia właściwą ilość snu.
Gdy przystąpimy do ustalania harmonogramu pracy, w pierwszej kolejności należy ustalić priorytety i zastanowić się, poza poziomem pilności zadań, które wymagają np. największego wkładu intelektualnego, a które większej ilości powtarzalnej i odtwórczej pracy. Dobrze jest pogrupować sobie zadania na określone dni na podstawie ich znaczenia, a później zadania z danego dnia ułożyć opierając je o naszą wydajność i produktywność. Dobrą praktyką jest zapisywanie zadań na każdy dzień w formie grafiku, określając daną ilość czasu na ich realizację. Jeżeli określonego dnia mamy do wykonania wiele zadań, harmonogram może uporządkować je w skuteczny sposób i ułatwić nam pracę. Należy cały czas pamiętać o tym, że nieokreślenie ram czasowych zwiększa ryzyko do przekładania obowiązków na później, co w efekcie powoduje ich skumulowanie i konieczność zrealizowania ich w zbyt krótkim czasie.
Przy układaniu harmonogramu na podstawie wcześniejszych informacji, należy pamiętać o zaplanowaniu przerw. Miej na uwadze, aby wykorzystać je w sposób zwiększający, a nie zmniejszający naszą efektywność. Przemęczenie jest wrogiem wydajnej pracy i zmniejsza zdolność do koncentracji. Dlatego w pracy zdalnej należy wystrzegać się kilkunastogodzinnego dnia pracy. Realizowanie zadań w nocy i zbyt długi czas przed komputerem też może zaszkodzić. Zadbanie o wypoczynek i uporządkowany rytm dnia pozwoli zachować dobre samopoczucie i wykonywać obowiązki w zaplanowanym czasie.
Planuj przyszłe zadania – Monitoring czasu pracy
Mierzenie czasu każdego zadania potrafi być niezwykle pomocne. Zdarza się, że w trybie home office pracownicy są z niego rozliczani. Co jednak ważniejsze podstawą jest świadomość tego, ile czasu poświęcamy na realizację konkretnych zadań. Czy warto wdrożyć dodatkowe kroki, aby w razie potrzeby skrócić ten czas? Samodyscyplina to zdecydowanie najpopularniejsze wyzwanie w pracy zdalnej. Do zorganizowania pracy w trybie home office warto wykorzystać dedykowane do mierzenia czasu aplikacje, które ułatwią zarządzanie swoimi zadaniami w czasie.
Do sprawdzonych programów do mierzenia czasu pracy należą m.in.:
Timecamp
Aplikacja internetowa przeznaczona do monitorowania komputerowej aktywności jej użytkowników, dedykowana dla pojedynczych użytkowników oraz zespołów. Jedną z jej głównych zalet jest automatyzacja procesów zarządzania zadaniami oraz projektami. Wykorzystuje do tego funkcję automatycznego time trackingu. Program ten monitoruje czas pracy poświęcany nad realizację zadań, co pozwala użytkownikom późniejsze przeanalizowanie arkuszy czasu pracy.
Clockify
Bezpłatne oprogramowanie do monitorowania czasu w pracy zespołowej. Ta aplikacja przeznaczona jest do mierzenia czasu i godzin pracy przede wszystkim gdy działasz w kilku projektach.
Harvest
Internetowe narzędzie do mierzenia czasu pracy, oferujące mierzenie czasu, fakturowanie, kontrolę wydatków i raportowanie. Pozwala monitorować przepracowane godziny, śledzić postępy i określać stawki godzinowe, aby móc przenieść ocenę efektów swojej pracy na wynagrodzenie.
Mierzenie czasu pracy samo w sobie nie ma na celu kontroli, ale podniesienie efektywności i ocenę efektywnego wykorzystania czasu. Świadomość tego, ile czasu poświęcamy na konkretne zadania, pozwoli na skuteczne rozplanowanie pracy, zachowanie work-life balance i właściwe zarządzanie czasem w pracy zdalnej. Warto sumiennie i uczciwie uruchamiać programy monitorujące czas pracy i pamiętać o stopowaniu ich na czas przerwy. Dzięki temu na koniec dnia pracy będziemy mogli wiarygodnie obliczyć, ile godzin przeznaczyliśmy na pracę i określone obowiązki. To natomiast pozwoli przełożyć wyciągnięte z pomiarów wnioski na ułożenie kolejnych harmonogramów pracy.
Dlaczego multitasking w rzeczywistości nie jest dobrym rozwiązaniem?
Multitasking, czyli wielozadaniowość, może przynieść poważne szkody. Jeśli zajmujemy się realizacją zadania, związanego np. z analizą informacji lub rzetelnym zapoznaniem się z określoną treścią – jak chociażby umowa – istotne będzie skupienie się dokładnie na kwestii, którą się zajmujemy. Warto mieć świadomość, że po około 50 minutach koncentrowania się na jednym zadaniu dochodzi do rozproszenia uwagi – wtedy należy zrobić krótką przerwę, która umożliwi powrót do działania w skupieniu. Wskazane jest wykorzystanie tego czasu na aktywność fizyczną. Gdy musimy zrealizować długotrwałe i trudne zadanie, korzystanie z wielozadaniowości również może przynieść korzystne efekty. Można je wykonywać etapowo, a pomiędzy poszczególnymi częściami robić coś innego. To zapobiegnie narastaniu zmęczenia i popadaniu w rutynę, a w efekcie – ułatwi osiągnięcie założonych celów.
Multitasking nie będzie efektywny w przypadku realizowania zadania, które wymaga znacznego skupienia przez okres krótszy, niż jedna godzina, z tego powodu, że koncentrację osiągamy po około 5-10 minutach i utrzymuje się ona przez wspomniane ok. 50 minut. Po upływie tego czasu warto zrobić przerwę. Nie znaczy to jednak, że jeśli zrobimy ją o wiele wcześniej, to wpłynie ona pozytywnie na efektywność. Inną negatywnie wpływającą na skuteczność w realizowaniu zadań praktyką jest rozpoczynanie wielu czynności bez zakończenia każdej z nich. Wielozadaniowość jest sensowna tylko wtedy, gdy dokładnie realizujemy założony plan działania, a każda z rzeczy, które realizujemy „jednocześnie”, jest w rzeczywistości małym zadaniem, będącym częścią składową spójnego projektu. Musisz pamiętać, że w perspektywie dłuższego czasu nie da się wykonywać wielu rzeczy równocześnie – prędzej czy później dojdzie do sytuacji, w której popełnisz błąd. Co więcej, przy zbytnim obciążeniu zadaniami z czasem może dojść do osłabienia zaangażowania oraz motywacji do pracy, a nawet do pogorszenia się stanu zdrowia. Wiele zadań do zrealizowania naraz jest źródłem stresu, spowodowanym koniecznością zapanowania nad tym, aby żadne działanie nam nie „umknęło”. Umysł w takiej sytuacji potrzebuje regeneracji i odpoczynku. Ponadto, przechodzenie z zadania na zadanie, za każdym razem wymaga „przestawienia się” na nowe działanie, przypomnienia bądź odszukania potrzebnych danych, czy też otworzenia dokumentów. Przez to trudniejsze może stać się dopracowywanie detali, dostrzeganie błędów i wdrażanie najlepszych rozwiązań.
Delegowanie zadań
Jeżeli pracując zdalnie zarządzamy osobami, którym mamy możliwość przekazywać zadania do realizacji pamiętajmy, aby nie czekać z ich wyznaczeniem. Jeśli tylko zobaczymy, że określone zadanie może zostać przekazane innej osobie, powinniśmy niezwłocznie je przekazać – oczywiście mając na uwadze obłożenie danej osoby innymi zadaniami. Takie szybkie działanie umożliwia sprawne przystąpienie do realizacji zadania. Nawet jeśli w tej chwili osoba, której przekazano zadanie, jest zajęta czymś innym, będzie mogła lepiej zorganizować i zaplanować kolejne działania. Przy przekazywaniu zadania w pracy zdalnej pamiętaj, aby zawsze dokładnie opisać intencję zlecanych działań oraz wytłumaczyć, jakiemu celowi służą. Osoba, która zajmie się wykonywaniem zadania, musi wiedzieć, do czego powinna zmierzać – dlatego komunikujmy to w jasny i zwięzły sposób. Po przekazaniu zadania sprawdźmy, czy zostało dobrze zrozumiane i czy na pewno przekazane przez nas instrukcje były wystarczająco klarowne. Najlepszym sposobem będzie jeśli osoba, która będzie realizować zadanie, swoimi słowami opisze, czego oczekujesz. To pozwoli na uniknięcie błędów w komunikacji oraz nieporozumień, na które trzeba szczególnie uważać przy realizowaniu obowiązków w trybie zdalnym.
Przy delegowaniu zadań zawsze należy mieć na względzie obłożenie innymi zadaniami pracownika, a także jego doświadczenie, predyspozycje oraz wiedzę. Zadania delegowane adekwatnie do możliwości gwarantują ich sprawniejszą realizację. Zlecenie innej osobie zadania dopasowanego do jej kwalifikacji umożliwia uniknięcie zbędnego ryzyka, napięcia i zminimalizowanie możliwości zaistnienia błędów. Trzeba pamiętać, aby delegowane zadanie pozwalało na rozwój pracownika. Dajmy mu szansę, aby się wykazał i rozwiązał zadanie samodzielnie. Kreatywność i docieranie do niezbędnych informacji poszerza posiadane kompetencje. Gdy damy pracownikowi możliwość decydowania o planie realizacji zadania i nie będziemy skreślać z góry jego propozycji rozwiązań i pomysłów, prawdopodobnie wpłynie to dobrze na jego motywację i zaangażowanie. Musimy także pamiętać o jasnym określeniu terminu wykonania zadania oraz zadbać o to, aby pracownikowi nie zabrakło narzędzi i środków do jego wykonania. Warto podkreślać, że osoba, której delegowane zostało zadanie, może na nas liczyć w sytuacji pojawienia się problemów. Zminimalizujemy wtedy jej stres przed realizacją ważnych obowiązków. Po zweryfikowaniu przez nas zadania powinniśmy przekazać pracownikowi konstruktywną informację zwrotną na jego temat. W przypadku niedociągnięć pozwoli to na ich uniknięcie w przyszłości, a jeśli zadanie udało się zakończyć z sukcesem – podziękowanie i wynagrodzenie starań umożliwi pracownikowi poczucie satysfakcji z wykonanej pracy.
Umiejętne delegowanie zadań pozwala na lepszą koncentrację na najważniejszych zadaniach w firmie. W ten sposób nie skupiamy się od drugorzędnych sprawach, co w rezultacie pozwala na większej ilości czasu tam, gdzie jest to najbardziej potrzebne. Osiąganie celów poprzez współpracę z innymi jest bardzo cenną umiejętnością, która będzie przekładać się na inne aspekty pracy zawodowej. Osoby, którym deleguje się zadania, mogą rozwijać swoje kompetencje, a także zwiększać swoją wiedzę i umiejętności. Procentuje to większą efektywnością i skutecznością w realizacji obowiązków zawodowych.
Reasumując – przy zarządzaniu czasem w pracy zdalnej, najważniejsze są:
- Dbanie o work-life balance i rozdzielanie obowiązków zawodowych od domowych
- Skrupulatne planowanie i układanie harmonogramów pracy
- Ocena efektywności pracy poprzez monitorowanie czasu jej wykonywania
- Unikanie multitaskingu
- Właściwe i umiejętne delegowanie zadań
Jeśli chcielibyśmy krótko podsumować te wnioski – do efektywnej pracy zdalnej służy przede wszystkim uporządkowanie, planowanie, ocenianie efektów oraz jasna komunikacja ze współpracownikami. Wdrażając sprawdzone sposoby i narzędzia stworzymy optymalną przestrzeń do pracy, co skutkować będzie efektywną i satysfakcjonującą realizacją zadań. Chcesz nauczyć się efektywnie zarządzać czasem? Skorzystaj ze szkoleń na platformie [Skillveo](https://skillveo.com/).
