Planowanie strategiczne i osiąganie celów metodą OKR

Wyznaczenie celu, ułożenie planu i realizacja to elementy procesu rozwoju. W teorii każda firma, zespół i pracownik powinni je posiadać. W sytuacji, gdy nie wiemy dokąd dążymy i w jaki sposób chcemy się tam dostać, jest duża szansa na to, że dojdziemy w miejsce w którym wcale nie chcemy być.

Od ponad 7 lat moja kariera zawodowa skupiona jest głównie wokół budowania firmy. Jedną z najważniejszych lekcji, jakich doświadczyłem było przekonanie się, jak istotne jest wyznaczenie bardzo jasnego celu i konsekwentne dążenie do niego. Natomiast na drodze do jego realizacji zwykle staje przed nami mnóstwo problemów z którymi należy się zmierzyć.

Istnieje wiele sposobów wyznaczania celów i planowania. Tą która zasłużyła u mnie na największe uznanie jest metoda OKR, wykorzystywana w firmach takich jak Google, Linkedin czy Spotify. Zanim do niej przejdziemy, powiedzmy sobie o tym, w jaki sposób wygląda osiąganie celów.

Daleka droga od celu do realizacji

Załóżmy, że wyznaczenie celu i określenie planu jest już za nami. Im bardziej odległy cel, tym więcej czasu i zasobów potrzeba do jego realizacji. Z kolei im więcej czasu, tym większa szansa na to, że coś pójdzie nie tak.

Dodajmy do tego jeszcze fakt, że często nie pracujemy w pojedynkę i bardzo szybko na naszej drodze stają problemy z komunikacją, motywacją innych członków zespołu, czy zwykłe popełnianie błędów.

Gdyby tego było mało, w chwili gdy cel jest odległy i nie widzimy bezpośrednich sygnałów tego, że się do niego zbliżamy, bardzo łatwo możemy stracić motywację do dalszego działania.

W tym miejscu nasuwa się jeszcze jedno pytanie: skąd wiemy, że podejmowane działania w ogóle zbliżają nas do realizacji celu a jeżeli tak to jak bardzo?

OKR – objectives & key results

OKR to metoda zarządzania realizacją celów, która świetnie sprawdza się zarówno w małych i dużych firmach a nawet w życiu prywatnym.

W prostych słowach można opisać tą technikę dwoma pytaniami:

• Gdzie chcę iść?
• Co muszę zrobić aby tam się znaleźć?

Warto jeszcze wyjaśnić sobie pojęcia:

• Aktywność (objective): odpowiedź na pytanie “Co chcę osiągnąć”
• Wskaźnik sukcesu (key result): odpowiedź na pytanie “Skąd będę wiedział, że osiągnąłem cel?”
• Inicjatywa: opisuje pracę konieczną do tego aby wpłynąć na wskaźnik sukcesu. Jeżeli aktywność określimy mianem celu a wskaźnik sukcesu odległością do tego celu, inicjatywą będzie sposób w jaki osiągniemy cel.

Aktywności wyznaczone na przestrzeni czasu 5-10 lat zwykle nazywamy wizją. Te które dotyczą najbliższego roku są strategiczne a te dotyczące najbliższego kwartału, taktyczne.

Zasady tej techniki są następujące:

• Skupienie na realizacji celu – wyznaczając cele należy je jasno zdefiniować i wybrać maksymalnie 3 lub 4 z nich a następnie określić aktywności, które należy podjąć aby je osiągnąć.
• Mierzenie poziomu realizacji – zarówno cele jak i aktywności powinny być mierzalne, aby umożliwiać analizę i komunikację postępów.
• Transparentna komunikacja – kluczowym elementem OKRów jest zjednoczenie wokół jednego celu, który jest spójny z wizją oraz misją firmy. Każdy członek zespołu, niezależnie od stanowiska powinien mieć wgląd w cele i postępy innych. Taka transparentność wspiera komunikację, poczucie przynależności i tego, że nasza praca jest ważna. To wszystko pozytywnie wpływa na zaangażowanie.
• Odpowiednia kultura – OKRy muszą stać się częścią Twojej codzienności. Regularne aktualizowanie i mierzenie postępów oraz wspólne dyskusje o sukcesach i wyzwaniach, zwiększają szansę na osiągnięcie wyznaczonego celu.

Od czego zacząć?

Rolą OKRów jest sprawienie by mniejsze cele miały wpływ na realizację tych większych a większe na urzeczywistnianie wizji.

W przypadku firmy, OKRy zarządu i właścicieli powinny kaskadować na niższe struktury. Zatem realizacja celów specjalistów powinna wpływać na realizację celów managerów, managerów na cele zarządu a zarządu na realizację wizji.

Proces pracy z OKRami jest pętlą składającą się z trzech kroków:

1. Wyznaczenia aktywności
2. Określenia wskaźników sukcesu
3. Monitorowania postępów.

Zanim zaczniesz wyznaczać OKRy, zapoznaj się z dobrymi praktykami:

• Aktywności powinny być ambitne, angażujące, mierzalne, określone w czasie i łatwe do zapamiętania.
• Aktywności powinny być na tyle ambitne aby wprowadzały nas w lekki dyskomfort ale jednocześnie były w naszym zasięgu.
• Wskaźniki sukcesu powinny być mierzalne, najlepiej jeżeli są liczbą.
• Jest idealnie jeżeli aktywności zostaną zrealizowane w około 70-80%
• Realizowanie aktywności na poziomie 100% oznacza, że nie były wystarczająco ambitne.
• Niskie wyniki nie powinny być karane. Problem musi zostać rozwiązany ale właściciel celu nie powinien być zniechęcony do tego aby w przyszłości wyznaczać ambitne cele.
• Wyznacz maksymalnie 5 aktywności, z maksymalnie 5 wskaźnikami sukcesu dla każdej z nich.

Krok pierwszy: Wyznacz aktywności

Pierwszy krok polega na wyznaczeniu aktywności na zasadzie “od ogółu do szczegółu”. W przypadku firmy OKRy określamy począwszy od wizji, na aktywnościach poszczególnych zespołów kończąc.

Krok drugi: Określ wskaźniki sukcesu

Dla każdej z wyznaczonych aktywności, określ od 1 do 5 wskaźników sukcesu. Zrób to bez pośpiechu, ponieważ jest to bardzo ważny etap procesu. Pamiętaj aby wybrane wskaźniki były stosunkowo proste w mierzeniu oraz faktycznie obrazowały to, jak blisko realizacji celu jesteśmy.

Krok trzeci: Monitoruj postępy

Ostatnim etapem procesu pracy z OKRami jest monitorowanie postępów. W przypadku celów rocznych, weryfikuj postępy co kwartał a w przypadku celów kwartalnych rób to co tydzień. Regularna weryfikacja umożliwia Ci podjęcie ewentualnych decyzji i działań, które zmniejszą ryzyko nie zrealizowania celu.

Zalety i wady pracy z OKRami

Metoda OKR z pewnością ma wiele zalet ale warto spojrzeć na tą metodę również z perspektywy wad.

Zalety:

• bardzo jasna struktura celów, które są ze sobą powiązane. Realizacja tych mniejszych, wpływa na realizację większych.
• prosta komunikacja: OKRy są dostępne dla wszystkich. Każdy może sprawdzić co robią inni i jakie mają wyniki
• OKRy pozytywnie wpływają na motywację i zaangażowanie, jednocząc wszystkich wokół wspólnego celu
• regularne mierzenie postępów pozwala przeciwdziałać w sytuacji zagrożenia realizacji celu oraz motywuje gdy cel jest realizowany zgodnie z planem.

Wady:

• jest bardzo cienka granica pomiędzy wyznaczaniem ambitnych i nierealnych celów.
• dużym wyzwaniem jest przestawienie się na scenariusz w którym realizacja celu na poziomie 70-80% oznacza sukces. Pamiętaj że realizacja celów na 100% w przypadku OKRów, oznacza że wyznaczasz je za mało ambitnie.
• nie zawsze do aktywności można przypisać miernik sukcesu w postaci liczby co przekłada się na trudności z mierzeniem postępów.

Chcesz wiedzieć więcej?

Metoda OKR jest prosta w swoich założeniach, jednak praca z nią wymaga praktyki. Gdy ja sam poznawałem OKRy, spotkałem wiele interesujących źródeł, którymi chciałbym się teraz z Tobą podzielić:

• OKRy.pl – Źródło wiedzy w języku polskim na temat metody OKR.
• OKRy w praktyce – artykuł napisany przez Piotra z Produktywni.pl w którym opisuje jak wykorzystuje OKRy do realizowania celów osobistych.
• Planowanie strategiczne w oparciu o OKRy – artykuł napisany przez p. Olgę Springer odpowiedzialną za produkt firmy SentiOne
• Set goals with OKRs – źródło w języku angielskim, szczegółowo wyjaśniające metodę OKR.

Jeżeli do tej pory metoda OKR nie była Ci znana, mam nadzieję że zaciekawiłem Cię na tyle, że wkrótce sprawdzisz ją w praktyce albo w swojej firmie, albo w życiu prywatnym.

Powodzenia!