Wymagana znajomość Excela – czy w Twoim ogłoszeniu rekrutacyjnym, również zamieszczasz takie zdanie? Prawdopodobnie tak. Ale co tak naprawdę oznacza “znajomość Excela”. Czy rozumiesz ją tak samo jak kandydat i przede wszystkim … czy skoro jej wymagasz, to jesteś w stanie ją odpowiednio zweryfikować?
Znajomość Excela to popularna kompetencja i co do tego nie ma wątpliwości. Wydaje mi się jednak, że czasem to wymaganie pojawia się w ogłoszeniach o pracę bo … wszyscy tak robią. “Znajomość pakietu Office” tuż obok “znajomości jęz. angielskiego w stopniu komunikatywnym” znajdziemy w prawie każdym ogłoszeniu. Ale czy zawsze w takich sytuacjach naprawdę oczekujemy tych konkretnych kompetencji?
Przeglądając ogłoszenia z popularnych portali rekrutacyjnych, przygotowałem małą analizę.
- Specjalista ds. Kontrolingu – wymagana znajomość Excela w tej sytuacji nie dziwi. Ale spójrzmy bliżej:
*Czego oczekuje od Ciebie Klient:
- bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel)*
- Stażysta w dziale konsultingu logistycznego – tutaj obok znajomości pakietu Office, wymagana jest również .. wyobraźnia przestrzenna:
*Kogo poszukujemy? (…)
- osoby, która posiada wyobraźnię przestrzenną oraz jest biegła w obsłudze pakietu Office (w szczególności Excel, Power Point).*
- Reference Data Operations – Analyst – to stanowisko z kolei wydaje się bardzo mocno związane z pracą z danymi. Jak wygląda opis kompetencji w zakresie obsługi Excela?
*Required skills & qualifications:
- Proficient in MS Excel*
- Recepcjonista/tka – w pracy recepcjonisty też pewnie przydaje się Excel, ale z całą pewnością mniej niż na poprzednich stanowiskach. Jednak opis tej kompetencji wygląda łudząco podobnie, prawda?
*Dlaczego Ty?
W dobrym stopniu znasz programy Microsoft Excel, Word i Outlook.*
TL;DR; – ofert w których precyzyjnie określono poziom znajomości Excela jest raczej niewiele.
O czym to świadczy? O tym że znajomość Excela to buzzword, formułka, która przestała wiele znaczyć. Podobnie jak “angielski w stopniu komunikatywnym”. Jednak o ile przykłady testów językowych można znaleźć na stronach związanych z nauką danego języka, a niektóre firmy same takie testy przeprowadzają na wstępie, to z testami “na Excela” jest już trudniej. Te darmowe dostępne w sieci są najczęściej prostą ankietą – a przecież umiejętność odpowiedzi na teoretyczne pytania raczej nie pozwala ocenić poziomu danej kompetencji. Tak, jak test pisemny z języka angielskiego nie sprawdza komunikatywności.
To prowadzi do pytania: jak sprawdzać umiejętność Excela?
Przede wszystkim w praktyce.
Teoretyczne pytania mogą być pomocne na poziomie zaawansowanym, jednak nie służą one w zasadzie do sprawdzenia znajomości Excela (o tym przeczytasz w punkcie III).
Skąd brać pomysły i dane do zadań praktycznych? Przede wszystkim: nigdy nie korzystajmy z wewnętrznych firmowych arkuszy i wrażliwych danych. Generalnie aby sprawdzić znajomość Excela, wystarczą Ci jakiekolwiek dane liczbowe i nie musi być ich dużo. Najlepiej przygotuj abstrakcyjne przykłady na podstawie WIkipedii czy GUSu – znajdziesz tam mnóstwo świetnych zbiorów.
Przygotowałem dla Ciebie kilka przykładów:
- https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/ludnosc/ludnosc/powierzchnia-i-ludnosc-w-przekroju-terytorialnym-w-2019-roku,7,16.html
- https://pl.wikipedia.org/wiki/MiastawEuropiewed%C5%82ugliczby_ludno%C5%9Bci
- https://pl.wikipedia.org/wiki/Ludno%C5%9B%C4%87_Polski
- https://pl.wikipedia.org/wiki/Gospodarka_Polski
- http://www.bip.krakow.pl/plik.php?zid=215088&wer=0&new=t&mode=shw
- https://data.oecd.org/
Możesz też skorzystać z generatorów losowych danych takich jak ten:
Ostatecznie możesz skorzystać z naszych przykładów i bezpłatnych szablonów zadań rekrutacyjnych:
Jeżeli wymagasz tylko podstawowej znajomości, spójrz na poniższy punkt Poziom podstawowy. W przypadku kiedy konieczna jest znajomość narzędzia, która pozwala na wykonanie pewnych operacji, obliczeń – sprawa się komplikuję, co zobaczysz w punkcie Poziom średni. Z kolei jeżeli szukasz analityka danych, w punkcie Poziom zaawansowany znajdziesz to, czego szukasz ale pamiętaj, że w czasie rozmowy pierwsze skrzypce powinien grać specjalista, który sprawdzi kompetencje kandydata dzięki pogłębionej rozmowie.
- Poziom podstawowy
Nie każdy zawód wymaga liczenia, monitorowania czy raportowania. Na niektórych stanowiskach znacznie ważniejsza będzie kreatywność, umiejętność myślenia “out of the box” albo budowanie relacji. W takich przypadkach Excel może być narzędziem do porządkowania informacji – np. specjaliści PR tworzą bazy kontaktów z dziennikarzami właśnie w Excelu.
Na tym poziom sprawdzamy przede wszystkim znajomość interfejsu:
- jak wprowadzać dane
- jak dodać nowy arkusz, kolumnę, wiersz
- czy zna adresowanie komórek, odróżnia wiersz od kolumny
- czy wie jak wykonać filtrowanie i sortowanie (np. ułożyć dane alfabetyczne)
- czy potrafi wykonać proste operacje typu dodawanie, mnożenie, sumowanie
- czy potrafi wybrać odpowiedni wykres do rodzaju danych (rozumie, że kołowy wykorzystuje się do obrazowania innych zależności, niż kolumnowy), a następnie go wstawić.
Szczerze mówiąc wszystkie osoby, które miały informatykę w szkole powinny naturalnie wykonywać powyższe operacje. W praktyce jednak bywa z tym różnie.
