Całkowicie zdalny onboarding nowego pracownika to niemałe wyzwanie. Zwłaszcza gdy wdrażamy nową osobę do pracy zdalnej i najbliższa okazja, aby się spotkać i poznać na żywo jest dość odległa. Dlatego podczas takiego wdrożenia, oprócz zapewnienia oczywistych rzeczy takich jak zapoznanie nowego pracownika z procedurami, przekazanie niezbędnej wiedzy i wdrożenie do firmy musimy szczególną uwagę zwrócić na relacje z nową osobą. Powinno nam zależeć na tym, żeby po zakończonym procesie onboardingu każdy czuł się w firmie swobodnie, znał dobrze swoich współpracowników i nie czuł się osamotniony. Jak może pomóc w tym platforma Skillveo?
Co zatem należy zrobić, żeby nasz onboarding spełniał te oczekiwania?
Planowanie i standaryzacja
Onboarding, jak każdy jakościowy proces w firmie musi być dobrze zaplanowany i ustandaryzowany, żeby spełniał swoją rolę. Uważajmy, żeby nie wpaść w pułapkę przenoszenia stacjonarnego onboardingu jeden-do-jednego. Niestety – nie ma szans, żeby to się udało! Nie ma się jednak czym przejmować – zamiast tego możesz wykorzystać możliwości, które daje technologia, aby zoptymalizować cały proces. To świetna okazja, aby oszczędzić czas zespołu zaangażowanego w onboarding do tej pory. Wiele rzeczy może dziać się automatycznie bez negatywnego wpływu na jakość! Pomyśl, jakie to odciążenie dla managerów, którzy często muszą wdrażać nowych pracowników do całej firmy. Jeśli dobrze zaplanujesz onboarding, możesz sprawić, że nowy pracownik o ogólnych zasadach w firmie dowie się na przykład z przygotowanych dla niego materiałów video. Wtedy manager będzie mógł poświęcić 100% swojego czasu na wdrażanie go do codziennych zadań, z którymi będzie się mierzył i budowanie relacji z zespołem.
Żeby tak się stało, niezbędne będzie skrupulatne zaplanowanie całego procesu w taki sposób, żeby spełniał potrzeby większości nowych pracowników. Planując onboarding, musisz skonsultować się z każdym pracownikiem, który do tej pory był w niego zaangażowany. Porozmawiaj z managerami wszystkich działów oraz dowiedz się, jakiej wiedzy według nich potrzebować będzie nowy pracownik. Na tej podstawie możesz stworzyć ścieżki onboardingu – na przykład ścieżkę dla ról juniorskich i seniorskich. Najważniejsze jest jednak to, żeby wszystkie osoby przechodzące przez daną ścieżkę dostawały dokładnie taką samą wiedzę i przechodziły przez takie same etapy wprowadzenia do firmy.
Jakie są najważniejsze kroki?
- Zebranie informacji o niezbędnych krokach w onboardingu od managerów
- Zaplanowanie procesu onboardingu uwzględniając w nim przekazywanie wiedzy i budowanie relacji
- Standaryzacja onboardingu
Zrób dobre pierwsze wrażenie
Dobre pierwsze wrażenie w nowej firmie jest absolutną podstawą, na której zbudujemy nasze relacje ze współpracownikami. O wiele trudniej jest osiągnąć efekt „wow” gdy nowy pracownik zamiast wejść rano do biura, jedynie siada do komputera przy swoim biurku i otwiera maila. Brakuje momentu, w którym w biurze pojawia się nowa twarz, każdy serdecznie się z nim wita, ktoś oprowadza go po Open Space, ktoś tłumaczy jak zrobić kawę w firmowym ekspresie… Musimy zastanowić się co zrobić, żeby nowa osoba od pierwszych chwil była mile widziana i poczuła się częścią firmy. Co możesz zrobić od razu? Stwórz piękny mail powitalny! Możesz w nim na przykład zamieścić zdjęcie całego zespołu. Jeśli to możliwe, miłym gestem, który zrobi fantastyczne wrażenie, będzie wysłanie do nowego pracownika paczki powitalnej. Takiej, w której znajdzie firmowe gadżety, słodkości i list powitalny od przełożonego lub CEO.
Zaplanuj również powitanie z zespołem! Pierwszy dzień pracy zdalnej może być trochę samotny, dlatego zaaranżuj go tak, żeby nowy pracownik miał okazję poznać swoich współpracowników. To dobry moment na pierwsze spotkanie zapoznawcze oraz powitanie go przez całą firmę na firmowym komunikatorze.
W biurze czasem można poszaleć w pierwszy dzień pracy i zaplanować nietypowe powitanie np. powitalne karteczki od każdego pracownika, albo wspólny lunch całego zespołu w pierwszy dzień. Warto zastanowić się, w jaki sposób możemy to zastąpić w rzeczywistości wirtualnej.Można zorganizować też przerwę na obiad dla całego zespołu. Podczas niej każdy z własnego domu, z własnym posiłkiem może dołączyć do spotkania na Zoomie i spędzić ten czas wspólnie.
Bardzo ważnym jest również to, żeby nową osobę po pierwszym dniu zostawić z poczuciem, wiedzy jak wyglądać będzie onboarding i co ją czeka. Nie ma nic gorszego niż niepewność w pierwszych dniach pracy! Nie pozwala to poczuć się pewnie w firmie i powoduje zagubienie. Dlatego od początku postaw na jasną informację i przedstaw nowemu pracownikami cały plan, jak będzie wyglądać jego wdrożenie krok po kroku. Przygotuj grafikę, która pomoże to zobrazować oraz checklistę, dzięki której będzie wiedział, na jakim jest etapie i co czeka go w następnych dniach wdrożenia. Zmniejszy to poczucie niepewności i pozwoli nowej osobie dużo lepiej odnaleźć się w nowej rzeczywistości. Taką checklistę możesz stworzyć w Excelu, albo korzystając z programu do zarządzania zadaniami w twojej firmie np. Monday czy Doist.
Jakie są najważniejsze pierwsze kroki?
- Zastanów się z całym zespołem, co może wywołać efekt „wow” w twojej firmie
- Przygotuj mail powitalny
- Przygotuj welcome pack
- Zaplanuj spotkanie z zespołem w pierwszy dzień pracy
- Powitaj pracownika przed całą firmą i zachęć do powitania innych pracowników
- Przygotuj checklistę następnych elementów wdrożenia
- Przedstaw plan onboardingu nowemu pracownikowi
Nie zostawiaj bez opieki
Przygotowując onboarding łatwo ulec pokusie, żeby nowy pracownik przechodził „z ręki do ręki”. Do każdego aspektu firmy wprowadza go inna osoba – ta, która jest najbliżej określonej działki. Nie ma w tym nic złego – czasem specyfika firmy czy stanowiska wymaga od nas, żeby nowy pracownik spotkał się i porozmawiał z osobą z każdego działu. Problem pojawia się w momencie, w którym wraz z podziałem wdrożenia na takie etapy rozprasza się odpowiedzialność i nie ma jednej osoby będącej opiekunem tego procesu. Dlatego tak ważne jest, żeby nowa osoba pomimo licznych spotkań miała jednego mentora, który będzie z nią w kontakcie przez cały okres onboardingu. Taka osoba powinna być odpowiedzialna za to, żeby na bieżąco informować, jak będzie wyglądał cały proces. Mentor poprowadzi nowego pracownika krok po kroku, będąc cały czas w kontakcie i kontrolując, czy wszystko idzie zgodnie z planem. Dzięki temu wiadomo, kto odpowie na najważniejsze pytania lub przekaże pytania do odpowiedniej osoby. To na barkach mentora leży odpowiedzialność za zbudowanie pozytywnej relacji z pracownikiem, dlatego taka osoba powinna wykazywać się dużą empatią i autentycznym zaangażowaniem. To w dużej mierze od tej osoby zależy pierwsze wrażenie nowego pracownika o firmie!
Najważniejsze zadania mentoringowe:
- Wyznacz mentora onboardingu
- Ustal, za jakie obszary onboardingu będzie odpowiedzialny mentor
- Zaplanuj flow komunikacji mentor – nowy pracownik
Pamiętaj o kulturze organizacji
W biurze często kulturę organizacji widać na pierwszy rzut oka. Jeśli nie, to z pewnością poznamy ją w ciągu pierwszych dni i tygodni pracy. W przypadku pracowników zdalnych musimy się bardziej postarać i zapoznać ich z kulturą w inny sposób. Najlepszym sposobem jest spisanie wszystkiego, co określa nas jako firmę – celów, wartości, wizji. Następnie powinniśmy opisać wszystkie – nawet najdrobniejsze – tradycje charakterystyczne dla naszej organizacji. Na początku może to być ciężkie, bo czasem takie rzeczy są tak mocno osadzone w DNA firmy, że możemy ich nie zauważać. Warto wtedy porozmawiać z pracownikami i zebrać najbardziej specyficzne dla naszej firmy rzeczy. Może to być np. sposób świętowania urodzin w firmie, nietypowe integracje czy to jak celebrujecie sukcesy. To wszystko powinno się znaleźć w culture book – dokumencie, który pracownicy dostają podczas onboardingu.
Innym skutecznym sposobem na poznanie nowej osoby z wizją, wartościami, a więc i kulturą firmy jest przekazanie tego przez samego założyciela. Często w firmach, w których jednocześnie do zespołu dołącza wiele osób, w pierwszy dzień przemawia do nich prezes lub ktoś z wysoko postawionych dyrektorów chcąc ich oficjalnie powitać.
Zaczynając pracę w biurze, nowi pracownicy zwykle mają okazję poznać się osobiście. Jeśli dołączają większą grupą, to część ich onboardingu się pokrywa. Zawsze raźniej wdrażać się w nową organizację wiedząc, że nie jesteśmy jedynymi nowymi osobami i zmagamy się z podobnymi problemami na początku pracy. Dlatego, jeśli do naszej firmy jednocześnie dołącza więcej, niż jeden pracownik warto zadbać o to, żeby te osoby się poznały i mogły stworzyć własną „grupę wsparcia” w pierwszych dniach.
### Najważniejsze zadania przy przedstawianiu kultury ogarnizacji:
- Zastanów się co składa się na kulturę twojej organizacji
- Stwórz culture book i dołącz go do standardu onboardingu
- Pomyśl o alternatywnych metodach pokazania kultury organizacji
Zbieraj feedback i usprawniaj
Oczekiwania w stosunku do onboardingu mogą się zmieniać w zależności od aktualnych potrzeb firmy czy stanowiska nowej osoby. Dlatego ważne jest, żeby na bieżąco kontrolować jakość onboardingu i sprawdzać, czy wnosi on wartość dla nowych pracowników. Dzięki regularnej ewaluacji będziemy od razu wiedzieć, w jakim kierunku należy poszerzać nasz onboarding, a co w nim okazuje się zbędne. Pamiętajmy, że raz ułożony proces wdrożeniowy nie będzie zawsze aktualny i na pewno przyjdzie nam regularnie go usprawniać.
Jakie są najważniejsze kroki?
- Stwórz proces na ewaluacje onboardingu przez każdego pracownika
- Regularnie monitoruj opinie pracowników i usprawniaj onboarding
Podsumowanie
Zaplanowanie i stworzenie dobrego onboardingu zdalnego jest możliwe, musimy jednak zwrócić szczególną uwagę na rzeczy, które podczas stacjonarnego onboardingu są zwykle na dalszym planie. Oprócz tego jak przekazać nowemu pracownikowi w jak najsprawniejszy sposób jak największą ilość wiedzy musimy też zadbać o to, jak wdrożyć go w kulturę organizacji nie spotykając się z nim na żywo i jak zbudować z nim relację po to, żeby był z nami jak najdłużej. Ważne są również kwestie techniczne i organizacyjne – dzięki platformie Skillveo wszystkie niezbędne materiały znajdują się w jednym miejscu na platformie, dzięki czemu pracownik może efektywnie zdobywać wiedzę, a jego manager skupić się na tym co najważniejsze – poznaniu pracownika, stworzeniu atmosfery otwartości i wdrożeniu do zespołu.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat automatyzacji onboardingu w ramach Skillveo, wejdź na stronę: LINK.
